Come scrivere promemoria produttivi memos? I promemoria aziendali sono utili forme di comunicazione interna in questo mondo moderno, possono tenere te e i tuoi colleghi informati sugli ultimi sviluppi della tua azienda.
I promemoria aziendali continuano ad essere ampiamente utilizzati per le comunicazioni formali in ufficio anche nell’era della messaggistica istantanea e della posta elettronica.
Le persone che preferiscono i promemoria aziendali hanno maggiori probabilità di leggere e conservare le informazioni in essi presentate rispetto a un’e-mail standard, questo è l’unico motivo della loro longevità.
Se vuoi incoraggiare l’innovazione e il successo nella tua attività, devi sapere come scrivere un promemoria memos produttivo.
Come scrivere promemoria produttivi memos? E’ di questo che parleremo in questo post.
Questa guida ti fornirà alcuni suggerimenti molto efficaci per comporre promemoria aziendali produttivi.
Quindi iniziamo!
Come scrivere promemoria produttivi memos? Che cos’è un promemoria memos?
Un promemoria memos è un breve documento destinato a comunicare gli aggiornamenti a livello memos. I memo sono definiti dalla loro brevità, chiarezza e struttura semplice.
Non hanno bisogno di essere ufficiali come le lettere, ma scrivono comunque in modo chiaro e conciso. Un business memorandum avrà spesso due scopi:
- Uno è l’identificazione di un problema
- l’altro è la proposta di una soluzione.
In altri casi, i promemoria vengono utilizzati per trasmettere o richiedere informazioni concrete.
Per garantire che i lettori indaffarati del promemoria possano individuare rapidamente e facilmente le informazioni di cui hanno bisogno, i promemoria aziendali sono formattati in un modo specifico.
Ci sono tre tipi di lettori che devi considerare mentre scrivi un memorandum commerciale:
- Persone che preferiscono solo leggere l’introduzione.
- Persone che si preoccupano solo di leggere i punti a cui sono interessati.
- Le persone che leggono l’intero memo ne scansionano tutti i dettagli e le informazioni.
Suggerimenti per scrivere promemoria aziendali produttivi
1. Mantieni la precisione
La prima cosa che dobbiamo capire abbastanza chiaramente è che la scrittura di promemoria serve a mantenere le cose dritte al punto. Dovresti risparmiare tempo al tuo pubblico.
Pertanto, è necessario una riassunto di scambio di informazioni tra le due parti che conducono affari. Mantenere le cose precise assicura professionalità e rende la tua comunicazione più efficace.
Estendere un promemoria a una lunghezza considerevole lo trasformerebbe in una sorta di lettera commerciale, il che non è preferibile. Inoltre, devi concentrarti sulla struttura del memo per regolare la leggibilità.
2. Tieni sempre a mente il tuo pubblico
Per scrivere un promemoria memos produttivo, la chiave è concentrarsi sul tuo pubblico. Conoscere il tuo pubblico è il primo passo per imparare a creare qualsiasi tipo di documento memos.
Sappi che scrivere una nota ai tuoi colleghi sarà diversa da scriverne una ai tuoi superiori.
I promemoria aziendali possono essere inviati a un gruppo selezionato di destinatari oppure possono essere distribuiti all’interno dell’azienda oa determinati reparti.
Quando comunichi con un grande gruppo di persone per iscritto, assicurati di usare un linguaggio che tutti possano comprendere.
Non usare un linguaggio eccessivamente complicato, comunica in modo cortese ma professionale.
Infine, ricorda di rimanere cauto quando includi informazioni personali o sensibili nel tuo memorandum. A volte un messaggio può davvero scaldare le cose o sembrare duro.
Tieni sempre presente che ci sono occasioni in cui niente batte una buona conversazione telefonica vecchio stile o un incontro faccia a faccia.
3. Mantenere una struttura leggibile
Poiché lo scopo di un promemoria memos è una comunicazione efficace con i tuoi colleghi e dirigenti, sono le persone con cui interagisci quotidianamente, pertanto dovresti perfezionare la tua lingua mentre scrivi un promemoria.
Mantieni le tue frasi concise e chiare, fornisci le informazioni necessarie e non cercare informazioni di base, assicurati che le frasi che scrivi nel tuo promemoria memos siano in voce attiva.
Per mantenere il tuo promemoria breve e chiaro, puoi iniziare scrivendo un’introduzione chiara rimanendo sul messaggio che stai dando e usando i punti elenco in quanto ti aiutano a fornire informazioni precise che sono facili da leggere.
Se non sai come scrivere un promemoria memos conciso mantenendo le frasi brevi e usando frasi vocali attive, puoi semplicemente utilizzare un Riscrivere Testo poiché questo strumento riscriverà le tue frasi poco chiare in modo chiaro e preciso.
Inoltre, un memo memos preciso e chiaro può rendere tutti e tre i tipi di lettori interessati a sfogliare il memo.
Quindi, chiedere aiuto a un riscrittore di testi è una buona opzione e fortunatamente ce ne sono molti disponibili su Internet.
4. Assicurati che il tuo promemoria memos segua una struttura adeguata
Per scrivere un promemoria memos produttivo bisogna sempre concentrarsi sulla sua struttura. Seguire una struttura adeguata alla fine renderà il tuo promemoria memos produttivo e accurato.
Una buona struttura per appunti dovrebbe includere le seguenti sezioni:
Intestazione
Per rispondere alla domanda “Come scrivere promemoria produttivi memos?” è necessario seguire delle regole stilistiche!
La prima sezione di ogni promemoria memos dovrebbe essere la sezione dell’intestazione, in questa sezione devi scrivere “A”, “Da”, “Data” e “Riga oggetto”. Per esempio:
Per: Manager delle Risorse Umane
Da: Motif Limited
Data: 21 Nov 2022
Linea tematica: Announcement of Time Change for Finance Meeting
• Messaggio
Successivamente, parte del tuo promemoria memos deve essere la parte “Messaggio” in cui devi scrivere le seguenti cose:
Introduzione: (scrivere un’introduzione accattivante scrivendo lo scopo principale della discussione)
Corpo: (scrivere tutte le informazioni in questa sezione)
Conclusione: (scrivere un riassunto dell’intera discussione e, se possibile, scrivere raccomandazioni)
- Scrivi una riga dell’oggetto adeguata
La riga dell’oggetto svolge un ruolo fondamentale per attirare tutti e tre i tipi di lettori di cui abbiamo discusso in precedenza, quindi è necessario scrivere attentamente l’oggetto del promemoria memos.
Una riga dell’oggetto vago e ordinario come “Riunione urgente” o “Aggiornamenti riunione” non è ciò che farà leggere immediatamente il promemoria memos ai destinatari.
Devi essere più specifico con le righe dell’oggetto invece di scrivere “Aggiornamento riunione”, puoi scrivere “Annuncio del cambio di orario per la riunione finanziaria”.
Una riga dell’oggetto così concisa e completa aiuterà i destinatari a esaminare immediatamente il promemoria subito dopo averlo ricevuto.
5. Fornisci semplicemente ai destinatari le informazioni pertinenti
Proprio come devi essere conciso e chiaro con l’oggetto del tuo promemoria memos, devi seguire la concisione in tutto il tuo promemoria memos.
Cosa significa questo?
Ebbene, nessuno vuole leggere un lungo memo memos privo di pertinenza dei dati, per rendere produttivo il tuo memo memos concentrati solo sulla scrittura di informazioni rilevanti che corrispondano al tuo oggetto.
Per ragioni di chiarezza, potrebbe essere utile inserire del materiale di supporto. D’altra parte, se riesci a ritagliare una frase o un paragrafo dalla tua scrittura senza alterarne il significato generale, probabilmente dovresti farlo.
Per esempio: Un semplice promemoria che spieghi perché e in che modo il personale potrebbe trarre vantaggio dal completamento di un sondaggio sarebbe sufficiente se ne dovessi distribuirne uno a tutti i membri del personale e allegare il modulo al messaggio.
6. Fai attenzione al tono di scrittura
Fiducia e chiarezza sono essenziali nei promemoria commerciali. Tuttavia, prima di decidere il tono, dovresti prendere in considerazione sia i tuoi lettori previsti che l’argomento del tuo memo.
Avere il tono sbagliato durante l’invio di un promemoria può essere fuorviante e dannoso quanto l’invio di un promemoria con fatti errati.
Per esempio: Il promemoria commerciale che stai scrivendo al responsabile delle risorse umane deve avere un tono sistematico e distante in modo che la comprensione sia più chiara.
Non limitarti a seguire questo esempio, chiunque sia il tuo destinatario è una cosa su cui devi concentrarti è il tono giusto e il tono giusto per qualsiasi promemoria memos è la sua franchezza e formalità.
7. Assicurati che il promemoria sia di facile lettura
Vuoi che il tuo promemoria memos non venga letto? Ovviamente no.
Ecco perché il tuo promemoria memos deve essere di facile lettura per tutti i destinatari. Per assicurarti che il tuo promemoria memos sia facile da leggere, concentrati sul mantenerlo “SMART”.
• Specifico
• Misurabile
• Raggiungibile
• Rilevante
• Limitato nel tempo
Se segui il principio “SMART” in tutto il tuo promemoria memos, risulterà leggibile e produttivo proprio come volevi.
Un altro consiglio è quello di utilizzare un tono professionale, positivo e semplice durante la scrittura di un promemoria memos in questo modo, il destinatario eseguirà la scansione dell’intero promemoria alla prima lettura.
8. Rivedi sempre prima di inviare
L’ultimo consiglio che possiamo fornirti per creare un promemoria memos produttivo è assicurarti che suoni e si legga bene.
Data la natura breve della maggior parte dei promemoria, si può essere tentati di saltare completamente la revisione. È un tipico errore e sappiamo tutti che agire troppo in fretta può avere risultati terribili.
Errori negligenti come l’ortografia e la grammatica possono diluire il tuo messaggio. Incuria e mancanza di professionalità vengono comunicate anche attraverso questi errori di battitura.
Leggi ad alta voce e rileggi lentamente il memorandum commerciale. Inoltre, chiedi a un collega di leggere il tuo promemoria, probabilmente rileverà gli errori che ti sei perso.
Verdetto finale, allora… Come scrivere promemoria produttivi memos?
I promemoria aziendali sono ancora vivi nel 2022 anche se questo mondo moderno non può sminuire l’importanza dei promemoria aziendali per il mondo degli affari.
Pertanto, scrivere un promemoria memos produttivo è diventato molto cruciale se si desidera che venga letto da tutti i destinatari.
Abbiamo elencato sopra i suggerimenti più efficaci per scrivere un promemoria memos produttivo, seguire questi suggerimenti ti aiuterà a fare bene con il tuo prossimo promemoria memos.
Quindi, assicurati di leggere tutti i suggerimenti.
